Материал открывает серию «Как правильно спроектировать интранет по модели EX Super Team» и адресован HR-специалистам среднего звена и бизнес-аналитикам, которые сами настраивают интранет-системы. Сегодня мы разбираем, как выглядит сценарий адаптации нового сотрудника на базе российского корпоративного портала Инкоманд.

На практике чаще всего онбординг выглядит так: данные о новом сотруднике лежат в кадровой системе, регламенты — в файлах на дисках, а первые задачи руководитель ставит в почте или мессенджере. Чек-лист адаптации живёт в Excel и легко теряется, если сотрудник, который его вёл, в отпуске. Инкоманд как конструктор корпоративных порталов объединяет сотрудников и существующие ИТ-системы предприятия в одном пространстве, и для онбординга это значит, что карточка сотрудника, чек-лист, база знаний и приветственный контент опираются на одни и те же данные без повторного ввода и разрозненных таблиц.

Карточка сотрудника с автозаполнением из кадровой системы

Первый шаг любого сценария адаптации — чтобы сотрудник появился в системе с корректными данными и без ручного ввода. В Инкоманд карточка формируется в разделе «Оргструктура» → «Справочник», где для каждого пользователя хранится карточка контакта с базовыми и расширяемыми атрибутами.

Заполнить карточку можно автоматически, за счёт интеграции с кадровыми и каталожными системами:

• 1С — выгрузка данных о сотрудниках и организациях, поддерживается автоматическая и ручная синхронизация.

• Active Directory / LDAP — импорт и экспорт пользователей и организаций, работает в связке с Kerberos для единого входа без повторного ввода логина и пароля.Rukovodstvo-administratora-Insomand-7.4.1-1.pdf+1

• REST API и xlsx-файлы — способ массового импорта оргструктуры, если прямой интеграции с 1С или AD пока нет.

При импорте через файлы администратор готовит два файла — сотрудников и организаций — и в разделе «Панель управления → Импорт оргструктуры» сопоставляет поля файла с атрибутами портала, включая произвольные дополнительные свойства. Если используется только файловый импорт без AD и Kerberos, пользователи получают логины и пароли самостоятельно по политике паролей портала; для доменной авторизации нужна настройка AD и Kerberos.

Для навигации по структуре компании служит виджет «Навигация по организациям» — он фильтрует список сотрудников по подразделению, а связка с виджетом «Контакты» позволяет быстро перейти от оргструктуры к карточке конкретного человека. Можно пойти дальше и построить интерактивную схему организации или карту рассадки в офисе: клик по подразделению или рабочему месту сразу показывает данные о сотруднике или руководителе.

Личный кабинет: персональный сайт сотрудника на основе шаблона

Как только карточка появилась в системе, у пользователя автоматически формируется личный кабинет — персональный сайт, который можно открыть по кнопке «Личный кабинет» или через меню аватара. Технически персональные сайты создаются по умолчанию для всех авторизованных пользователей: сотрудник — единственный «участник» своего сайта.

Чтобы личные кабинеты новых сотрудников выглядели одинаково и не собирались вручную каждый раз, используются шаблоны сайтов — готовые наборы страниц, виджетов и контента. Изменения в шаблоне автоматически распространяются на все связанные сайты, поэтому HR может один раз добавить блок «Мои задачи по адаптации» — и он появится сразу у всех новичков. Список шаблонов находится в разделе «Панель управления → Шаблоны сайтов».

Наполнение и внешний вид сайта настраиваются через конструктор интерфейса — визуальный редактор страниц с фрагментами и виджетами, который позволяет подстроить макет под фирменный стиль компании без привлечения разработчиков. HR-аналитик может сам подвинуть блоки на стартовой странице адаптации, не создавая тикет в ИТ.

Как превратить план адаптации в живой маршрут

Здесь и живёт сердце сценария — чек-лист по дням, который в Инкоманд собирается из двух инструментов: конструктора форм и конструктора бизнес-процессов.

Конструктор форм даёт возможность без программирования собрать нужные заявки, например, форму на выдачу оборудования, доступа или пропуска для нового сотрудника. Форму можно прикрепить к бизнес-процессу, и тогда разовый ввод данных станет триггером для запуска целой цепочки задач.

Конструктор бизнес-процессов — редактор для BPMN-процессов, где схема собирается перетаскиванием элементов на рабочую область. Для онбординга пригодятся:

• User Task — задача конкретному сотруднику или роли, например «Руководитель: провести встречу 1:1 в первый день».

• Script Task — автоматическое действие на этапе процесса, например создание учётной записи.

• Mail Task — автоматическое письмо участникам процесса: HR, руководителю, ИТ-службе о новом сотруднике.

• Service Task — вызов логики стороннего модуля, скажем интеграции с 1С или AD.

Процесс можно разбить на подпроцессы, и тогда 30- или 90-дневный план адаптации превращается в отдельные этапы: первый день, первая неделя, испытательный срок. Процесс прикрепляется к нужным ресурсам портала — документам, формам, статьям базы знаний — на уровне всего портала или отдельного сайта.

Все задачи, которые система назначила сотруднику, собираются в разделе «Мои задачи» в личном кабинете. По сути это и есть живой список дел на первые дни: в понедельник новичок видит там «заполнить анкету», «познакомиться с руководителем», «пройти инструктаж по безопасности» — и отмечает прогресс по каждому пункту.

Для сложных проектов адаптации, требующих переноса готовой модели процесса между тестовым и рабочим контурами, предусмотрен экспорт и импорт модели процесса, что упрощает тиражирование отработанного сценария на разные филиалы или дочерние организации.

База знаний с регламентами и FAQ

Часть вопросов новый сотрудник может закрыть сам, если знает, где искать ответ: где регламент, как оформить отпуск, к кому обращаться по ИТ-вопросам. Для этого в Инкоманд есть модуль «База знаний» — он показывает иерархическую структуру статей и даёт инструменты управления: добавление и удаление материалов, шаблоны статей, печать, подписку на обновления. Статьи можно раскладывать по разделам и папкам с переключением между ними стрелками навигации — удобно для тематик вроде «Кадровые процедуры», «ИТ-доступы», «Правила компании».

Материалы базы знаний, как и другой контент на портале, строятся на основе сетевого контента — формируются по заданному набору полей (структуре) с выбором шаблона отображения. Это упрощает жизнь автору: HR-специалист, создающий очередной FAQ, сразу видит, какие поля обязательны — вопрос, ответ, категория, ответственное подразделение. Готовые статьи можно связывать между собой через раздел «Связанные объекты», чтобы регламент вёл к соответствующему FAQ и наоборот.

Ещё один плюс для новичков — реакции на контент (лайки, оценки) доступны прямо в базе знаний, и по ним видно, какие статьи реально помогают, а какие пора обновить.

С версии 7.4.1 в редакторе сетевого контента появилась генерация текста и изображений на основе YandexGPT (AI-creator): по ключевому описанию и выбранному тону система готовит черновик статьи, который автор дорабатывает. Для HR это способ быстрее наполнить базу знаний на старте, не начиная каждую статью с чистого листа.

Приветственный контент в первый рабочий день через сегментацию

Последний штрих сценария — коммуникация именно в тот момент, когда она нужна: приветствие в первый рабочий день, а не общая рассылка по всей компании. За это отвечает модуль сегментации в разделе «Участники → Сегменты» меню администрирования сайта.

Конструктор сегментов группирует пользователей по атрибутам профиля (должность, подразделение, дата приёма на работу), поведению или роли на сайте, с условиями «И» / «Или» и возможностью строить составные условия на основе уже созданных сегментов. Для онбординга это значит: можно создать сегмент «дата приёма = сегодня» и настроить для него отдельный вариант стартовой страницы или личного кабинета.

Дальше работает персонализация: у каждой страницы есть интерфейс «по умолчанию», а варианты для сегментов стоят выше него по приоритету — если пользователь попадает сразу в несколько сегментов, он увидит вариант с наивысшим приоритетом. Для новичка это выглядит просто: в первый день он открывает портал и видит приветственный баннер с именем и фото команды, а через месяц — уже обычную версию главной страницы. Пользователь, не подходящий ни под один сегмент, видит исходную страницу по умолчанию.

Тот же механизм, применённый к личным кабинетам, позволяет показывать новичкам расширенный виджет с чек-листом задач на первую неделю, а действующим сотрудникам — автоматически скрывать этот блок по истечении заданного периода.

Пять шагов — одна картина для HR

В результате HR видит всю картину адаптации на одной платформе — без Excel-таблиц, писем в почте и напоминаний в мессенджере: карточка, маршрут, база знаний и коммуникации опираются на одни и те же данные об оргструктуре.