Знакомая проблема возникает во многих российских предприятиях: технологии для сотрудников, которые должны упростить работу, создали слои сложности, которые невозможно распутать. Каждый новый инструмент обещал решить проблему, и технически это делал. Проблема в том, что сотрудники теперь тратят больше времени на навигацию по системам, чем на саму работу.

Ведущие ИТ-организации перестали принимать это как неизбежное. Они принимают другой подход к технологии опыта сотрудников — консолидируют ежедневно используемые системы, которые находятся между сотрудниками и их работой. Результаты видны в бюджетах подразделений, показателях производительности сотрудников и в том, сколько времени ИТ-команды тратят на стратегические проекты вместо оперативного тушения пожаров.

Затраты, скрытые на виду

Большинство ИТ-лидеров могут легко перечислить свои основные расходы на программное обеспечение. Что сложнее подсчитать — это накопленные затраты на фрагментацию сотен небольших систем и интеграций.

Сотрудники теряют время каждый день, переключаясь между несвязанными платформами. Они ищут информацию в нескольких хранилищах, хотя она должна быть доступна за считанные секунды. Они пересоздают презентации, которые уже существуют, потому что их поиск сложнее, чем начать с нуля. Они полностью отказываются от задач, когда системы требуют слишком много логинов или шагов.

ИТ-команды ощущают давление иначе. Запросы на поддержку накапливаются для систем, которыми никто полностью не владеет. Интеграции ломаются и требуют времени разработчиков для исправления. Управление доступом становится работой на полную ставку на десятках платформ. Аудиты безопасности выявляют теневые приложения, о которых никто не знал.

Финансовые подразделения видят растущие затраты на лицензии по разным статьям бюджета. Премиум-функции остаются неиспользованными. Перекрывающаяся функциональность умножается по отделам. Учетные записи бывших сотрудников остаются активными месяцами после увольнения.

Эти затраты накапливаются в трех областях: прямые расходы, время сотрудников и ИТ-мощность. Понимание истинной стоимости требует структур, которые учитывают все три измерения.

Что изменилось, чтобы сделать это срочным

Сложность технологий — это не новое явление. Так почему ИТ-лидеры сейчас расставляют приоритеты на консолидацию технологий опыта сотрудников? Четыре тренда сошлись, чтобы сдвинуть консолидацию с «было бы неплохо когда-нибудь» на «стратегический приоритет прямо сейчас».

Роль ИТ расширилась за пределы инфраструктуры. От вас ожидается не только обеспечивать цифровую трансформацию, но и управлять системами. Но операционная нагрузка от управления фрагментированными системами потребляет ту емкость, которая нужна для стратегической работы. По данным недавних исследований, почти 40% ИТ-директоров видят свою роль как стратегическую, но реальность повседневного управления сотнями приложений делает стратегию почти невозможной.

Ограничения бюджета усилились. Бюджеты ИТ могут показывать скромный рост, но этот рост часто поглощается растущими затратами по всему портфелю программного обеспечения. Организациям необходимо финансировать инновации при управлении растущими расходами. Устранение избыточности и неиспользуемых лицензий создает финансовое пространство для инвестиций в то, что создает бизнес-ценность.

Управление ИИ стало обязательным. Большинство работников знаний теперь используют инструменты ИИ, и многие используют личные приложения, о которых ИТ не знает. В фрагментированных средах обеспечение согласованного управления на десятках систем функционально невозможно. Единые платформы с встроенным, управляемым ИИ решают эту проблему без ограничения инноваций.

Опыт сотрудников влияет на результаты работы с персоналом. Когда технология на рабочем месте разочаровывает сотрудников ежедневно, они теряют мотивацию. Исследования показывают, что это разочарование влияет на производительность, текучесть кадров и в конечном итоге на результаты бизнеса. Трение в технологии — это один из факторов, которым организации могут непосредственно управлять.

Каждый тренд усиливает другие, создавая растущее давление на ИТ-лидеров действовать.

Понимание консолидации корпоративных технологий

Консолидация технологий опыта сотрудников — это не об уничтожении и замене систем. Она нацелена на что-то более специфическое: на уровень, взаимодействующий с сотрудниками ежедневно.

Этот уровень включает системы, которые сотрудники используют для общения с коллегами, поиска информации, выполнения рутинных задач, получения поддержки и подключения к корпоративной культуре. Когда этот уровень фрагментирован на несколько отключенных платформ, каждая другая система становится сложнее в использовании. Когда он унифицирован, все становится доступнее.

Вместо входа в восемь разных систем в течение дня сотрудники работают через унифицированный опыт. Они могут проверить расписание, подать заявку, найти политику и получить обновления команды из одного места. Специализированные системы остаются на месте, но трение при их доступе исчезает.

Этот подход решает ежедневное разочарование без необходимости ИТ переделывать функционирующие системы.

Как успешные ИТ-команды консолидируют корпоративные технологии

Организации, добившиеся успеха в консолидации, следуют систематическому подходу, а не сразу переходят к оценке поставщиков.

Они начинают с документирования реальных проблем, а не предполагаемых. Что разочаровывает сотрудников? Где они теряют время? Какие обходные пути они создали? Ответы выявляют, какие возможности принесут немедленную ценность и помогут расставить приоритеты в реализации.

Они проводят аудит того, что у них действительно есть. Большинство организаций обнаруживают, что управляют большим количеством систем, чем они думали, с значительным перекрытием функциональности. Аудит также выявляет неудобные истины о внедрении — платформы, которые руководство думает, что все используют, могут иметь незначительный трафик.

Они различают то, что нуждается в консолидации, и то, что работает хорошо как есть. Не каждую систему нужно включать в единую платформу. Глубокие специализированные инструменты, обслуживающие специфические функции, могут оставаться отдельными. Фокус — на общем слое, который трогают все ежедневно.

Они оценивают платформы опыта сотрудников на предмет подлинной консолидации. Многие поставщики обещают унифицированные опыты, но предоставляют присоединенные системы, требующие тяжелой настройки. Это создает новую сложность вместо ее устранения. Успешные команды ищут платформы, которые обеспечивают возможности консолидации из коробки.

Они строят бизнес-кейсы вокруг результатов. Бизнес-кейс связан с тем, что волнует руководителей: прирост производительности, снижение затрат, улучшение безопасности и показатели опыта сотрудников. Консервативные оценки на основе конкретных примеров работают лучше, чем теоретические прогнозы.

Они планируют непрерывное улучшение. Реализация включает измерение результатов и повторение на основе фактического использования. Цель — постепенное улучшение, а не немедленное совершенство.

С чего начать консолидацию корпоративных технологий

Ваша отправная точка имеет значение. Организации, использующие множество решений разных поставщиков, сталкиваются с другими вызовами, чем те, у которых есть все-в-одном платформы или пользовательские системы. Каждая ситуация требует другого начального фокуса.

Если вы управляете фрагментированными системами, начните с комплексного аудита. Рассчитайте общие затраты, включая скрытую нагрузку. Сравните текущее состояние с данными сравнительного анализа от похожих организаций. Создайте кейс консолидации, используя конкретные цифры.

Если у вас уже есть единая платформа, возможность заключается в оптимизации. Большинство организаций значительно недоиспользуют существующие возможности, особенно в отношении персонализации и аналитики. Получение большей ценности из того, что вы уже имеете, часто дает лучший ROI, чем добавление новых систем.

Если вы создали пользовательские решения, оцените, имеет ли смысл продолжение разработки. Сравните общую стоимость владения — включая время разработчиков и текущее обслуживание — с готовыми альтернативами. Иногда пользовательское решение имеет смысл. Часто — нет.

Если вы работаете с ограниченными или отсутствующими выделенными платформами, напрямую обращайтесь к проблемам стоимости и ресурсов. Начните с поэтапного подхода, который демонстрирует ценность перед запросом более крупных инвестиций.

Как Инкоманд консолидирует опыт сотрудников

ИТ-лидеры сталкиваются с расширяющимися ожиданиями при управлении все более сложными средами. Организации, которые откладывают консолидацию корпоративных технологий, будут продолжать потребляют мощность операционной нагрузкой, в то время как конкуренты перенаправляют эту мощность на стратегические инициативы.

Инкоманд — платформа корпоративного портала на основе no-code/low-code подхода, которая была специально разработана для решения фрагментации опыта сотрудников без создания новой сложности для ИТ.

Платформа предоставляет модульную архитектуру, которая позволяет расширяться без изменения ядра системы.

Ключевые возможности включают:

• Конструктор интерфейсов — создание красивых и удобных интерфейсов в два клика без программирования, с поддержкой разных интерфейсов для разных групп пользователей (сотрудники, руководство, подрядчики, клиенты, партнеры).
• Конструктор приложений — no-code создание и развертывание собственных приложения с использование только интерфейса платформы. 
• Конструктор интеграций — надежная интеграция данных из других корпоративных информационных систем (1С, Active Directory и др.).
• Конструктор бизнес-процессов — описание и автоматизация бизнес-процессов компании с использованием нотации BPMN 2.0 и DMN без программирования.
• Единая точка входа — централизованный доступ к различным ИТ-системам компании через единый интерфейс, избавляющий от необходимости запоминания множества URL и логинов.
• Управление контентом — создание и управление различными типами контента: новости, документы, базы знаний, форумы, блоги, закладки.
• Оргструктура и справочник — единый источник информации об организации и сотрудниках с возможностью автоматического импорта из существующих систем.
• Поиск — мощный глобальный поиск с фасетами для быстрого нахождения информации в разных источниках.
• Управление участниками — сегментация пользователей и управление доступом на основе ролей.
• Адаптивная мобильная верстка — полная поддержка работы с портала на смартфонах и планшетах.
• Кроссплатформенность — поддержка всех современных браузеров, ОС Windows и Linux (включая отечественные Astra Linux и РедОС), различные СУБД (PostgreSQL/PostgresPro, MySQL, MariaDB, MSSQL, Oracle).

Преимущества для ИТ-лидеров:

Такой подход позволяет ИТ-руководителям выполнять свои расширенные стратегические задачи. Вместо того чтобы интегрировать разрозненные инструменты или настраивать платформы для выполнения задач, для которых они не предназначены, вы внедряете решение, разработанное специально для повышения эффективности работы сотрудников. Это позволяет ускорить внедрение, снизить нагрузку на обслуживание и расширить возможности для стратегических инноваций.

Экономия затрат через консолидацию с Инкоманд

Инкоманд обеспечивает существенную экономию затрат через несколько механизмов:

• Лицензирование: Бессрочные лицензии (без ежегодных подписок), лицензирование только production-серверов (количество пользователей не ограничено), лицензии CI/CD условно бесплатны.
• Независимость от разработчиков: Благодаря принципу конструктора, администраторы могут вносить изменения и производить настройку без программирования, избегая постоянных платежей подрядчикам.
• Снижение нагрузки на ИТ: Централизованное управление контентом и интеграциями снижает время, затрачиваемое на поддержку разрозненных систем.
• Оптимизация портфеля: Выявление и консолидация дублирующейся функциональности позволяет отказаться от ненужных лицензий.

Рекомендации по внедрению

Успешное внедрение Инкоманд следует структурированному подходу:

1. Обследование и анализ — изучение текущего ИТ-ландшафта, сбор требований пользователей, анализ боли-точек
2. Подготовка инфраструктуры — развертывание ПО Инкоманд, подготовка необходимых ресурсов согласно требованиям проектного решения
3. MVP реализация — настройка портала с использованием стандартных инструментов, создание базовой функциональности для первых пользователей, уточнение требований
4. Полная реализация — разработка дополнительного функционала, реализация нестандартных интеграций, внедрение сложных бизнес-процессов
5. Обучение и запуск — обучение ИТ-специалистов, демонстрация для конечных пользователей, поддержка на начальном этапе
6. Оптимизация и развитие — мониторинг использования, сбор обратной связи, итеративное улучшение функциональности

Поддержка и обслуживание

Инкоманд предоставляет несколько уровней технической поддержки, зависящих от потребностей заказчика и масштаба его решения на базе Инкоманд.

Гарантийная поддержка предоставляется в течение 1 года с даты поставки.