Давайте разберемся, что такое корпоративный портал и как его создать так, чтобы им действительно пользовались. Без заумных терминов и с реальными примерами.

Что это вообще такое и зачем нужно

Корпоративный портал — это как общий "рабочий стол" для всей компании в интернете. Представьте: вместо того чтобы искать нужный документ по папкам на компьютере, спрашивать у коллег телефоны или стоять в очереди в HR, вы просто заходите на один сайт и все там есть.

Что дает хороший портал:

• Всё в одном месте. Документы, новости, телефоны коллег — больше не нужно помнить, где что лежит
• Быстрые действия вместо бумажки. Хотите взять отпуск? Два клика, и заявление отправлено. Нужна справка? Тоже пара кликов
• Легко найти людей. Ищете того самого Сергея из IT? Вбиваете имя в поиск и сразу видите его телефон и чем он занимается

Как правильно это организовать

Главное правило — думать как пользователь

Многие делают портал по принципу "у нас есть отдел кадров, значит, будет раздел кадров". Но люди ищут не по отделам, а по задачам. Им нужно "подать заявление на отпуск", а не "найти отдел кадров".

Принципы, которые работают:

• Быстрый доступ ко всему. Если что-то нужно искать дольше минуты — структуру надо менять
• Одни ворота для всех систем. Зашел в портал — и сразу можешь работать с любой корпоративной программой
• Каждому свое. Директор видит отчеты, обычный сотрудник — свои рабочие инструменты. Незачем всем показывать всё подряд

Что обязательно должно быть

Главная страница — как витрина магазина. Новости, важные объявления, ссылки на то, что чаще всего нужно.

Личный кабинет — здесь все про конкретного человека: его задачи, заявки, уведомления. Как личная папка, только удобнее.

База знаний — все инструкции, правила, шаблоны в одном месте. Чтобы не спрашивать в десятый раз "а как правильно оформить командировку?"

Справочник сотрудников — кто где работает, чем занимается, как связаться. Особенно важно в больших компаниях.

Электронные услуги — тут можно подать заявление на отпуск, заказать справку, попросить новый компьютер. Вместо бумажек и хождений по кабинетам.

Как это внедрить и не облажаться

Начинаем с подготовки

Сначала разбираемся в проблемах. Поговорите с людьми: что их бесит в текущих процессах? На что тратится больше всего времени? Какие задачи повторяются каждый день?

Собираем команду. Нужны не только программисты, но и представители от каждого отдела. Иначе сделаете портал, которым неудобно пользоваться.

Ставим цели. Не "сделать крутой портал", а конкретно: сократить время оформления отпуска с 3 дней до 1 часа, уменьшить количество звонков в HR на 50% и так далее.

Делаем по шагам

Выбираем технологию. Можно купить готовое решение (быстрее и дешевле) или заказать разработку с нуля (дольше, но под ваши нужды).

Начинаем с простого. Сначала базовый функционал — новости, справочник, пару электронных форм. Посмотрите, как люди это используют, а потом добавляйте новое.

Подключаем к другим системам. Если у вас уже есть программа учета кадров или CRM, портал должен с ними "дружить". Чтобы данные не дублировались.

Тестируем на живых людях. Выберите группу сотрудников из разных отделов, дайте им попробовать. Соберите отзывы и исправьте косяки до массового запуска.

Учим людей. Сделайте простые инструкции, назначьте в каждом отделе человека, который поможет коллегам разобраться.

Чего точно делать не стоит

Ошибки, которые убивают проект

Хотеть все и сразу. "Давайте сделаем супер-портал со всеми функциями!" — прямой путь к тому, чтобы проект затянулся на годы и съел весь бюджет.

Игнорировать пользователей. Делать "как технически правильно", а не "как удобно людям" — гарантия провала.

Заставлять силой. "С завтрашнего дня все переходят на новую систему!" — и получить бунт сотрудников.

Забыть про руководство. Если начальство не поддерживает проект, он быстро заглохнет.

Запустить и забыть. Портал нужно постоянно развивать, иначе он станет цифровой помойкой.

Как привлечь людей этим пользоваться

Даже самый крутой портал бесполезен, если сотрудники его игнорируют.

Делаем это интересно

Добавляем игру. Рейтинги активности, значки за достижения, соревнования между отделами. Звучит по-детски, но работает даже со взрослыми.

Персонализируем. Каждый видит свой портал, настроенный под его работу. Не универсальную "простыню", а именно то, что нужно конкретно ему.

Делаем социальным. Можно поблагодарить коллегу, поделиться успехом, обсудить рабочие вопросы. Как социальная сеть, только для работы.

Мотивируем правильно

Связываем с премиями. Выполнил план через портал — получи бонус. Быстро мотивирует осваивать новые инструменты.

Слушаем обратную связь. Регулярные опросы, возможность предложить улучшения. Люди должны чувствовать, что их мнение важно.

Помогаем учиться. Видеоинструкции, справка, горячая линия. Чем проще освоить новое, тем больше людей будут пользоваться.

Как понять, что все получилось

Цифры, которые важны

Сколько людей пользуется: количество активных пользователей, как часто заходят, сколько времени проводят в портале.

Насколько активно: сколько создают контента, участвуют в обсуждениях, пользуются разными функциями.

Как изменились процессы: стало ли быстрее решаться рабочие вопросы, меньше ли бумажной волокиты, довольны ли сотрудники.

Постоянно улучшаем

Портал — это не разовый проект, а живая система. Ее нужно постоянно развивать.

Как это делать

Регулярно спрашиваем мнение. Каждые несколько месяцев опрашивайте пользователей, смотрите статистику, ищите проблемы.

Добавляем новое постепенно. Не сразу большими блоками, а по чуть-чуть. Протестировали — внедрили дальше.

Следим за трендами. Появились новые технологии, которые могут сделать работу еще удобнее? Изучаем и внедряем.

Главное

Хороший корпоративный портал — это не про технологии, а про людей. Он должен решать реальные проблемы сотрудников и делать их работу проще и приятнее.

Не гонитесь за сложными функциями. Начните с простого, слушайте пользователей, постоянно улучшайте. И тогда ваш портал станет не обузой, а настоящим помощником для всей команды.